في مكان العمل الطبيعي، يتم الحصول على الكثير مما تتعلمه من زملائك في العمل من خلال المراقبة فإن هذه "القرائن" المرئية ليست متاحة لأولئك الذين يعملون عن بعد. لذلك، من الضروري للمشرفين وضع توقعات واضحة و الاهتمام بتوصيل القيم التنظيمية والأهداف والثقافة وكذلك الرسائل والمعلومات اليومية لجميع الموظفين. إذاً، كيف يمكنك إدارة فريقك عن بعد؟ إليك هذه الأربع نقاط التي ستساعدك في خطوة إدارة الفريق عن بعد.
1. فهم بيئة العمل.
من المهم أن نعرف ونفهم أن الظروف تختلف بين الجميع. ستكون هناك اختلافات زمنية، وكذلك اختلاف في نفقات الاتصال ومدى توفرها. يجب عليك أن تسأل موظفيك عن الساعات المتاحة لهم. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في الاتصال بأحد موظفيك وكان وقته الزمني مختلف عنك تماماً (8ساعات فرق مثلاً) ستواجه بعض المشاكل إذا لم تحاول توفيق وقت مناسب لكما. إذا كنت تريد أن تجتمع مع جميع أعضاء الفريق يجب أن تراعي الوقت الزمني لكل أحد منهم. من المفضل أن تسجل هذه المعلومات لديك في ملف اكسل يحتوي هذه المعلومات لأنها أساسية ومفيدة كمرجع قبل كل اجتماع.
2- إنشاء مكان عمل تعاوني:
قد لا يتواصل العاملون عن بُعد مع زملائهم، لذلك ستحتاج إلى إنشاء طرق لجمع العمال معاً معك. قم باجتماع (مرة أو مرتين في الإسبوع) واجمع فريقك لتبادل الأفكار والآراء بين بعضهم البعض. اطلب من العمال شرح أدوارهم الرئيسية وما الذي يعملون عليه حالياً.
حاول أن تسهّل الأمر بين أعضاء الفريق للتفاعل مع بعضهم البعض من أجل الحصول على الحلول والإجابات التي يحتاجونها. استخدم تطبيقات مثل Trello و Flock و Monday
تعتبر هذه التطبيقات رائعة ومفيدة جداً إذا كان عدد فريقك +5 أشخاص، حيث تسرع وتسهل عملية تبادل المعلومات والتواصل الفعّال بينكم وسهولة تتبع المهام المرفقة على كل عضو
"يمكن تحقيق التعاون عندما يعمل الجميع على تحقيق هدف مشترك"
3- إعطاء وتلقي ردود الفعل:
تأكد من تقديم تعليقات حول أداء كل عضو من أعضاء فريقك. قدم لكل واحد فرصة لمناقشة عمله معك على أساس منتظم. من المهم أيضاً تمكين الموظفين من إجراء التحسينات حسب الضرورة. لا تنسَ إعطاء العمال الفرصة لتقديم تعليقاتهم على المشاريع. يمكنك إنشاء منتدى مفتوح حيث يمكن للجميع مشاركة المشاكل ومناقشتها معاً. هذا سوف يزيد من المشاركة بين بعضكم البعض. على سبيل المثال، أثناء الاجتماع، أعطِ كل فرد حقه في الكلام -إن أمكن ذلك - لو لدقيقة أو دقيقتين وحاول أن تعلق على ما تحدث به الموظف وطلب مشاركة الآخرين على ذلك.
4- حدد طرق الاتصال:
يتم تمكين الاتصالات عن بعد من قبل مجموعة متنوعة من البرامج المختلفة. عند دراسة ما هو الأنسب لاستخدامك، فكر في محتوى المعلومات التي تريد تقديمها.
لكل طريقة اتصال مزاياها عيوبها، لذا كن حذرًا قبل اتخاذ قرار.
يمكنك مراعاة العوامل التالية:
ما مدى أهمية الاتصال؟ رسمي أو غير رسمي؟
ما هو حجم المجموعة التي تتواصل معها؟
هل تمتلك أنت وفريقك المعرفة التقنية اللازمة وهل المعدات اللازمة متوفرة؟
هل تحتاج إلى ردود فورية على رسالة؟
هل المشاركة والتفاعل مهمان؟
